A Create IT, empresa portuguesa focada no desenvolvimento de sistemas multiplataforma críticos ao negócio, implementou o Diggspace, a sua plataforma SaaS que permite a criação de intranets prontas a usar, no Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC). Destinada a um universo de 8000 colaboradores, envolveu a integração inicial de mais 4500 documentos, 650 artigos, 180 canais e 40 apps.
Desafio
O CHUC necessitava de atualizar a sua anterior Intranet, já que implicava uma manutenção complexa, apresentava riscos de segurança e tinha problemas de usabilidade. Além disso, havia uma grande dificuldade em gerir conteúdos de forma autónoma e descentralizada.
Importava, por isso, modernizar o espaço de trabalho digital e disponibilizar um ambiente que promovesse a interação intra e entre equipas, de forma a também potenciar as ferramentas já existentes e o trabalho colaborativo.
“Havia o desafio de criar um espaço comum, coletivo, de comunicação e de envolvimento dos nossos profissionais, no qual se pudessem centralizar os conteúdos institucionais, como informações, deliberações do CA, normativos internos, notícias, eventos e formação, e que funcionasse como átrio digital para todos os colaboradores, como um espaço de integração”, explica Rosário Reis, Administradora Hospitalar, Coordenadora da Transformação Digital do CHUC.
Tudo isto iria também contribuir para elevar os níveis de resiliência da organização, permitindo responder melhor a situações como trabalho remoto/híbrido massificado ou possíveis ataques informáticos.
Solução
A solução adotada foi o Diggspace, a plataforma SaaS da Create IT para criação rápida de Intranets de última geração. Como modern & digital workplace, funciona como ponto de encontro, partilha de informação e envolvimento de toda a equipa, permitindo gerir todo o tipo de conteúdos de forma autónoma e proporcionando uma excelente experiência de utilização, quer em termos de backoffice quer de frontoffice.
“A Create IT apresentou-nos uma solução pronta-a-usar que respondia aos nossos requisitos funcionais e organizacionais. Sendo um produto disponibilizado em modelo SaaS (Software-as-a-Service) não tivemos sequer que nos preocupar com infraestrutura e manutenção, uma vez que essas componentes estão incluídas no contrato de licenciamento. Adicionalmente, desde as primeiras conversas que se tem revelado um parceiro próximo, capaz de compreender o contexto da saúde e endereçar os nossos desafios”, refere João Gomes, Gestor de Projeto do Serviço de Tecnologias e Sistemas de Informação do CHUC.
Entre as principais funcionalidades da solução, contam-se o painel de trabalho (dashboard), área de notificações, centro de aprendizagem (e-learning), reconhecimento de colaboradores, laboratório de ideação, diretório de colaboradores e contactos, diretório de aplicações, newsletters automáticas, pesquisas e analíticas integradas.
Inclui diversas integrações nativas com Microsoft 365, Azure AD e Teams, e apresenta vantagens como o rápido arranque (produto pronto-a-usar), administração e configuração simples (frontend), fácil gestão de conteúdos (acessibilidade a toda a informação, permanentemente atualizada), disponibilidade total (a qualquer hora, em qualquer lugar – para todos os colaboradores, com ou sem posto trabalho, dentro ou fora das instalações / cloud), acesso multicanal (desktop e mobile), segurança e escalabilidade.
O carregamento inicial de conteúdos demorou duas semanas e a disponibilização da solução foi instantânea, por ser um produto Cloud.
A Create IT ficou encarregue da implementação tecnológica, acompanhamento e aconselhamento das equipas internas de trabalho, partilha de sugestões e boas-práticas, liderança dos workshops colaborativos, desenvolvimento de aplicações à medida e de desmaterialização de processos, formação dos key-users, manutenção aplicacional (preventiva, evolutiva e corretiva) e suporte.
Resultados
Os maiores benefícios alcançados pelo CHUC foram o maior envolvimento e proximidade das suas pessoas, informação permanentemente atualizada e acessível, ferramentas de trabalho sempre à mão, ambiente mais colaborativo, aceleração da transformação e digitalização da forma de trabalhar – possibilitando endereçar com sucesso qualquer modelo (presencial, remoto ou híbrido).
“Estamos muito satisfeitos, a Create IT tem-nos desafiado a adotar novas práticas de colaboração, como os workshops remotos, e a acelerar a desmaterialização dos processos internos. Estimulam a mudança propondo proactivamente alternativas e, não menos importante, encontram soluções para os problemas que levantamos. Sentimos muita disponibilidade, alinhamento e convergência”, avança João Gomes.
Planos Futuros
“Este tipo de desafio constitui um motor para acelerarmos, em conjunto, a transformação digital no CHUC na saúde. A empresa propôs-nos a solução Diggspace para modernizarmos o nosso espaço de trabalho digital, e a sua adoção está em linha com as nossas expectativas. Queremos aumentar progressivamente a sua utilização, também, porque sabemos que isso alavanca o envolvimento das pessoas e, consequentemente, a colaboração e a produtividade, com impacto direto na qualidade dos serviços prestados, para além de consolidar a marca CHUC”, aponta Rosário Reis.
“A Create IT tem revelado competências de inovação, agilidade e empatia que valorizamos nos nossos parceiros, sendo agora o parceiro Microsoft de referência para o CHUC. Temos ainda muito caminho para fazer no que diz respeito à modernização da forma de trabalhar, desde a maior adoção das atuais ferramentas de colaboração, até à desmaterialização e automação de processos internos”, conclui João Gomes.
